Procedura udzielania zamówienia publicznego poniżej progu

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejsza procedura określa tryb i sposób postępowania w związku z realizacją za pomocą ZUCH Zamówień publicznych poniżej progu, których wartość jest niższa niż kwota 130 000 PLN netto.
2. Kupujący przed wysłaniem Zapytania ofertowego potwierdza w ZUCH, że przeprowadził analizę ryzyka w zakresie przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej zgodnie z SCOO.
3. Kupujący potwierdza w ZUCH, że przeprowadził szacowanie wartości zamówienia dla Zapotrzebowania i Zapytanie ofertowe zostanie przeprowadzone w ramach postępowania poniżej progu 130 000 PLN netto.
4. Jeżeli wartość zamówienia określona przez Kupującego jest równa lub przekracza kwotę 130 000 PLN netto, czynności określone w §7 ust. 3 Regulaminu realizowane są poza ZUCH, zgodnie z obowiązującymi przepisami Prawa.
5. Kupujący przyjmuje do wiadomości, że warunkiem uruchomienia Procedury udzielania zamówienia publicznego poniżej progu jest zabezpieczenie przez Kupującego odpowiednich środków.
6. Sprzedający zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji na wzorach Kupującego, jeżeli zostały mu udostępnione.

§2 Zapotrzebowanie

Kupujący wybiera odpowiedni Katalog Usług (Katalog PChO RP lub Katalog PChO UE), zgodny z poziomem SCCO, opisanym w §11 ust. 2 Regulaminu. Kupujący wybiera z danego Katalogu Usług i ich Konfiguracje, a następnie tworzy Zapotrzebowanie, o którym mowa w §7 ust. 1 i 2 Regulaminu.

§3 Zapytanie ofertowe

1. Kupujący określa Warunki zamówienia oraz Kryteria oceny, w szczególności określa:
a) warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
b) Kryteria oceny Ofert, którymi Kupujący będzie kierował się przy wyborze Oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposoby oceny Ofert;
c) wymóg lub możliwość dostarczenia przez Sprzedającego dokumentów potwierdzających spełnienie warunków uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
d) wymóg lub możliwość dostarczenia przez Sprzedającego dokumentów potwierdzających spełnienie Kryteriów oceny;
e) dodatkowe warunki uczestnictwa w postępowaniu;
f) informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze Oferty w celu zawarcia Umowy.
2. Kupujący określa w ZUCH terminy związane z realizacją Zapytania ofertowego:
a) termin składania Ofert,
b) okres świadczenia Usługi,
c) termin otwarcia Ofert,
d) Termin zadawania pytań.
3. Kupujący uprawniony jest do wprowadzenia zmian w zakresie terminów określonych w ust. 2.
4. Na podstawie Zapotrzebowania, o którym mowa w §2, Kupujący generuje opis przedmiotu zamówienia wraz z Zapytaniem ofertowym. Kupujący zatwierdza w ZUCH kompletność Zapytania ofertowego.
5. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:
a) opis przedmiotu zamówienia,
b) opis Kryteriów oceny,
c) Warunki zamówienia,
d) terminy, o których mowa w ust. 2,
e) inne dokumenty i wzory dokumentów, jeżeli zostały udostępnione w ZUCH.
6. W przypadku Zamówień publicznych poniżej progu Zapytanie ofertowe jest przesyłane do wszystkich Sprzedających, którzy aplikowali do Wydania 2.
7. Po otrzymaniu Zapytania ofertowego, Sprzedający jest uprawniony do zadawania Kupującemu pytań dotyczących postępowania o udzielenie Zamówienia publicznego poniżej progu za pośrednictwem ZUCH.

§4 Składanie i wybór Oferty

1. Sprzedający składa Kupującemu Ofertę za pomocą ZUCH. Oferta powinna zawierać:
a) pełne dane teleadresowe Sprzedającego,
b) NIP,
c) ceny jednostkowe netto wyrażone w PLN,
d) podsumowanie netto i brutto Oferty, wyrażone w PLN,
e) warunki realizacji zamówienia,
f) warunki i termin płatności.
2. Po zarejestrowaniu w ZUCH wszystkich pozyskanych Ofert i dokonaniu ich oceny, Kupujący generuje ranking Ofert i dokonuje wyboru Oferty najkorzystniejszej na podstawie określonych Kryteriów oceny, o których mowa w §3 ust. 1 lit b. Przy stosowaniu dodatkowych Kryteriów oceny, niezbędne jest uzasadnienie wyboru danego Sprzedającego.
3. W toku badania i oceny Ofert, Kupujący może żądać od Sprzedającego wyjaśnień dotyczących treści złożonych Ofert z jednoczesnym wyznaczeniem odpowiedniego terminu.
4. Jeżeli nie można wybrać Oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej Ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych Kryteriów oceny Ofert, Kupujący spośród tych Ofert wybierze Ofertę z niższą ceną.
5. Kupujący odrzuca Ofertę, jeżeli:
a) zawiera braki uniemożliwiające dokonanie oceny jej treści. Dotyczy to w szczególności ceny lub innych warunków określonych w Zapytaniu ofertowym jako kryterium oceny Ofert;
b) jej treść nie odpowiada Warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia;
c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów;
d) Sprzedający nie złożył stosownych wyjaśnień w terminie, o którym mowa w ust. 3;
e) nie została złożona w terminie.
6. Złożone Oferty mogą podlegać dalszym negocjacjom, z tym że nie może ulec zwiększeniu cena ofertowa. Negocjacje prowadzone są ze wszystkimi Sprzedającymi, którzy odpowiedzieli na Zapytanie ofertowe.
7. W przypadku nie uzyskania żadnej Oferty w ramach prowadzonej procedury dopuszczalne jest ponowne wysłanie Zapytania ofertowego do dotychczas uwzględnionych, jak również do innych potencjalnych Sprzedających.

§5 Unieważnienie postępowania

1. Kupujący unieważnia postępowanie, jeżeli:
a) nie wpłynie żadna Oferta lub żadna z Ofert nie spełni warunków postępowania o udzielenie Zamówienia publicznego poniżej progu;
b) cena najkorzystniejszej Oferty przekroczy kwotę, jaką Kupujący może przeznaczyć na sfinansowanie Zamówienia publicznego poniżej progu;
c) wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja Zamówienia publicznego poniżej progu jest niecelowa;
d) zapytanie ofertowe obarczone będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej Umowy;
2. Informacje o unieważnieniu postępowania Kupujący przekaże Sprzedającym, do których skierował Zapytanie ofertowe.

§6 Postanowienia końcowe

1. Wyniki Procedury o udzielenie zamówienia publicznego poniżej progu publikowane są za pośrednictwem ZUCH.
2. Sporządzenie oraz zawarcie Umowy w związku z udzieleniem Zamówienia publicznego poniżej progu na podstawie niniejszej procedury odbywa się poza ZUCH.
3. Kupujący jest zobowiązany do poinformowania Operatora ZUCH o zawarciu Umowy ze Sprzedającym w terminie 14 dni od dnia zawarcia Umowy w celach statystycznych, zgodnie z §6 ust. 5 Regulaminu.