Nowoczesny model zakupu usług chmurowych dla jednostek administracji publicznej

 
Zawarcie umowy ramowej na dostawę danego zestawu usług chmurowych oznacza jednocześnie udostępnienie gotowego modelu zakupowego pozwalającego na realizację zamówień przez jednostki sektora publicznego w zakresie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego. To nowoczesne podejście do zamówień publicznych, którego opracowanie i wdrożenie zostało sfinansowane w ramach projektu Wspólna Infrastruktura Informatyczna Państwa. Z oferty może skorzystać każda zainteresowana jednostka sektora publicznego należąca do typu jednostek określonego w danej umowie ramowej.
 
Omawiany model zakupowy ma charakter dwustopniowy. W pierwszym etapie to centralny zamawiający, o którym mowa w art. 44 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, przeprowadza postępowanie o zawarcie umowy ramowej ustalającej warunki dotyczące umów (umów wykonawczych), na podstawie których jednostki, jako zamawiający, uprawnione są do korzystania z danych usług chmurowych. Postępowanie na zawarcie umowy ramowej jest przeprowadzane w trybie przetargu nieograniczonego.
 
W ramach postępowania o zawarcie umowy ramowej wykonawcy rywalizują ze sobą pod kątem najkorzystniejszych proponowanych warunków realizacji usług chmurowych. Dla przykładu już na tym etapie realizacji modelu wykonawcy proponują warunki dotyczące ceny, które w ramach realizacji umowy wykonawczej mogą zmienić się ewentualnie jedynie na korzyść jednostki – zamawiającego.
 
Umowa ramowa może zostać zawarta z wieloma lub z jednym wykonawcą. Dla przykładu umowa ramowa dotycząca dostawy subskrypcji Office 365 została zawarta przez centralnego zamawiającego z trzema dostawcami, którzy zaoferowali najwyższy opust od cennika producenta określonego w umowie MPSA (Microsoft Products and Services Agreement).
 
Co istotne, stronami umowy ramowej są jedynie centralny zamawiający i wykonawcy (lub wykonawca) a nie jednostka. Centralny zamawiający zawierając umowę ramową działa we własnym imieniu, ale na rzecz jednostek. Jednostki mogą skorzystać z zawartej umowy ramowej niezależnie od tego, czy o umowie ramowej dowiedziały się przed, czy już po jej zawarciu.
 
Umowa ramowa zawarta przez centralnego zamawiającego pozwala na udzielanie zamówień w okresie jej obowiązywania. Sama realizacja poszczególnego zamówienia (oraz czas na który zawierana jest umowa wykonawcza) może jednak, zgodnie z warunkami danej umowy ramowej, wykraczać poza ten okres.
 
W ramach dotychczasowej realizacji omawianego modelu centralnym zawierającym umowy ramowej jest Centrum Obsługi Administracji Rządowej (COAR).
 
W drugim etapie omawianego modelu, to zainteresowana jednostka wyłania ostatecznego wykonawcę usług chmurowych w wyniku zainicjowanego przez siebie postępowania wykonawczego. Postępowanie wykonawcze ma charakter uproszczony a sposób jego przeprowadzenia jest określony w zawartej umowie ramowej. Za pomocą narzędzi platformy udostępnianej przez centralnego zamawiającego, jednostka wysyła zapytanie dotyczące wybranych usług chmurowych objętych daną umową ramową. Zapytanie to trafia automatycznie do każdego z wykonawców, którzy zawarli daną umowę ramową i których oferta jest zgodna z tym zapytaniem.
 
Na etapie postępowania wykonawczego decydują jedynie warunki dotyczące ceny. Co więcej wykonawcy nie mogą oferować w ramach postępowania wykonawczego warunków mniej korzystnych, niż te wynikające z zaproponowanych przez nich wcześniej w ofercie na zawarcie umowy ramowej.
 
Postępowanie wykonawcze jest przeprowadzane w sposób zautomatyzowany i elektroniczny na platformie zakupowej udostępnionej przez centralnego zamawiającego. Wiąże się z tym konieczność wcześniejszej rejestracji jednostki na takiej platformie. W ramach dotychczasowo zawartych umów ramowych realizujących omawiany model zakupowy platformą tą jest Platforma Zakupowa eB2B dostępna pod linkiem https://zamowienia.eb2b.com.pl/open-auctions.html . Jednostki nieposiadające konta na tej platformie powinny wysłać e-maila z prośbą o jego założenie na adres zamowienia.pomoc@centrum.gov.pl . Pod tym adresem e-mail można również otrzymać odpowiedzi na inne pytania związane z dotychczas przeprowadzonymi postępowaniami o zawarcie umowy ramowej.
 
Po wyłonieniu wykonawcy jednostka zawiera umowę wykonawczą dotyczącą świadczenia usług chmurowych bezpośrednio z wybranym w tym postępowaniu wykonawcą. Umowa ta jest realizowana, w ramach postanowień umowy ramowej, w terminach określonych na etapie postępowania wykonawczego.
 
Umowy ramowe zawierane w ramach dotychczasowej realizacji omawianego modelu zostały zawarte na okres jednego roku, przy czym należy raz jeszcze podkreślić, że jest to okres w którym można zawrzeć umowy wykonawcze zawarte na czas wykraczający poza ten okres. Przedmiotowy model zakupowy zakłada, że umowy ramowe będą zawierane na jeden rok lub dwa lata, aby po pierwsze umożliwić dostęp do zamówień nowym wykonawcom, a po drugie istniała możliwość dostosowania wymagań umów ramowych do zmieniającej się oferty rynkowej i technologicznej.
 
Linki do stron dotyczących postępowań realizowanych w ramach przedmiotowego modelu zakupowego i inne przydatne informacje są dostępne na stronach internetowych, których odnośniki znajdują się poniżej:
 
Zawieranie umów wykonawczych w ramach umowy ramowej na pakiet biurowy jest już możliwe.
Katalog Usług do Umowy Ramowej na Oprogramowanie Biurowe
Dostawa oprogramowania biurowego Microsoft lub oprogramowania równoważnego dla jednostek administracji rządowej i samorządowej (2023/08)
Dostawa oprogramowania antywirusowego dla Jednostek
Zamówienie centralne na oprogramowanie antywirusowe zostało uruchomione
Katalog Usług Chmurowych do Umowy Ramowej – Dostawa Oprogramowania Antywirusowego dla Jednostek